Verwerkingsregister

1. Websitebezoek en technische werking

• Doel: De website en web-app veilig en werkend aanbieden, misbruik tegengaan en storingen oplossen.
• Betrokkenen: Bezoekers van de website en gebruikers van de web-app.
• Gegevens: Technische gegevens zoals het versleutelde (gehashte) IP-adres, browsertype en tijdstip; lokale voorkeuren zoals taal en cookiekeuze blijven op het eigen toestel.
• Grondslag: Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG): veiligheid en beschikbaarheid.
• Ontvangers: De hostingpartij als verwerker; geen adverteerders, geen trackingdiensten.
• Bewaartermijn: Technische logbestanden maximaal 30 dagen; misbruikbeperking maximaal 24 uur. Verwijdering gebeurt automatisch.

2. Contactformulier

• Doel: Vragen, correcties en meldingen beantwoorden.
• Betrokkenen: Personen die zelf contact opnemen.
• Gegevens: Naam, e-mailadres, gekozen onderwerp, bericht, gehasht IP-adres en browsergegevens.
• Grondslag: Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG): beantwoorden van een eigen verzoek.
• Ontvangers: Google Workspace (beveiligde e-mail) en de hostingpartij, beide als verwerker.
• Bewaartermijn: Zolang nodig voor de afhandeling en de onderbouwing daarvan; daarna verwijderd.

3. Privacyregister: klachten en bezwaarverzoeken

• Doel: Privacyklachten, bezwaren en verzoeken om inzage, correctie of verwijdering aantoonbaar en tijdig afhandelen (artikelen 12 tot en met 22 AVG).
• Betrokkenen: Personen die een privacyklacht of privacyverzoek indienen en daarbij kiezen voor bewaren.
• Gegevens: Verzoeknummer, soort verzoek, naam, e-mailadres, bericht, taal, status, gehasht IP-adres en de verwijzing naar het contactbericht.
• Grondslag: Wettelijke verplichting en verantwoordingsplicht (artikel 6 lid 1 sub c en artikel 5 lid 2 AVG), op basis van de expliciete keuze van de indiener.
• Ontvangers: Uitsluitend de bevoegde beheerder van Dominic Smith Advies; de hostingpartij als verwerker.
• Bewaartermijn: Maximaal 3 jaar in een apart, afgeschermd bestand; daarna automatisch verwijderd.

4. Onderzoeksinzendingen TekenbeetGids

• Doel: Wetenschappelijk en statistisch onderzoek naar tekenbeten, huidreacties en tekenbeetziekten in Nederland.
• Betrokkenen: Gebruikers die na afronding uitdrukkelijk toestemming geven voor deelname aan onderzoek.
• Gegevens: Antwoorden over de teek, de beetplek, omgeving, klachten, behandeling en het gegenereerde overzicht, opgeslagen onder een uniek deelnemernummer. Foto's worden nooit opgeslagen en nooit meegestuurd.
• Grondslag: Uitdrukkelijke toestemming voor gezondheidsgegevens (artikel 6 lid 1 sub a en artikel 9 lid 2 sub a AVG), met wetenschappelijk onderzoek als context (artikel 89 AVG).
• Ontvangers: De bevoegde beheerder; de hostingpartij als verwerker; een afgeschermd Google Workspace-bestand met uitsluitend geanonimiseerde kopieën.
• Bewaartermijn: Maximaal 5 jaar; daarna automatisch verwijderd. Intrekken kan eerder met het deelnemernummer.

5. Vrijwillige AI-fotovergelijking

• Doel: Een foto van een teek of huidreactie vergelijken met referentiemateriaal en zichtbare kenmerken beschrijven. Er wordt geen diagnose, urgentie of zorgbeslissing bepaald.
• Betrokkenen: Gebruikers die zelf een foto kiezen of maken.
• Gegevens: De foto, eenmalig via een beveiligde verbinding verwerkt en daarna niet bewaard. Na het tussentijdse en het eindrapport wordt de foto ook uit de toepassing verwijderd.
• Grondslag: Uitdrukkelijke toestemming (artikel 6 lid 1 sub a en artikel 9 lid 2 sub a AVG); transparantieplicht volgens artikel 50 van de AI-verordening.
• Ontvangers: De AI-dienst als verwerker, uitsluitend voor deze eenmalige vergelijking.
• Bewaartermijn: Geen opslag; de foto verdwijnt na de vergelijking en na het genereren van het rapport.

6. Beheer, beveiliging en databroncontrole

• Doel: Beveiligingsscans, controle van openbare bronnen en beheer van de toepassing.
• Betrokkenen: De beheerder; geen bezoekersgegevens.
• Gegevens: Inloggegevens van de beheerder, scanresultaten en controlelogs over openbare cijfers.
• Grondslag: Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG): betrouwbaarheid en beveiliging.
• Ontvangers: De hostingpartij en Google Workspace (meldingsmail) als verwerkers.
• Bewaartermijn: Controlelogs maximaal 30 dagen; scanoverzichten maximaal 2 jaar.

Beveiliging en doorgifte

Alle gegevens worden versleuteld verzonden en opgeslagen. Toegang tot opgeslagen gegevens verloopt via beveiligd inloggen en is beperkt tot de bevoegde beheerder. IP-adressen worden uitsluitend versleuteld (gehasht) bewaard. Gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte; waar een dienstverlener gegevens buiten de EER kan verwerken, gebeurt dat op basis van standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Geen geautomatiseerde besluitvorming

Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering met rechtsgevolgen plaats (artikel 22 AVG). De toepassing ordent informatie en bepaalt geen diagnose, urgentie of behandeling.

Voorbereiding op EHDS en DHAB

De onderzoeksinzendingen worden gestructureerd en met eenduidige velden opgeslagen, zodat ze later kunnen aansluiten op de Europese ruimte voor gezondheidsgegevens (EHDS, verordening (EU) 2025/327) en op een toekomstige Nederlandse toegangsinstantie voor gezondheidsgegevens (DHAB).

Secundair gebruik van gegevens vindt uitsluitend plaats op basis van uitdrukkelijke toestemming en onder een deelnemernummer, gescheiden van direct herleidbare gegevens. Er worden nu geen gegevens uitgewisseld met zorgverleners, zorgsystemen of onderzoeksinfrastructuren.

Bij aansluiting op EHDS of DHAB worden vooraf een verwerkersovereenkomst, een bijgewerkte effectbeoordeling en een openbare toelichting toegevoegd.